Avviamento

L’errore più comune di chi possiede dello spazio attrezzato è di offrirlo “in coworking” senza costruirvi intorno il contesto necessario. In tal caso, invece, si dovrebbe parlare solo di “postazioni in affitto”, che hanno molto meno potenziale perché competono in un mercato diverso e con altri requisiti (pensiamo alle sale meeting degli hotel, ai temporary office, agli studi in affitto).

Al contrario, uno spazio di coworking è una realtà quasi organica, che vive, pulsa e ha una precisa identità che è quella delle persone che lo popolano e delle iniziative che vi si realizzano. L’utente, per ottenere questo, è disposto ad accettare anche qualche compromesso.

Per avviare uno spazio di coworking prevediamo tre fasi.

METTERE TRE ICONE CON SINTESI

1) Progettazione

2) Avviamento

3) Gestione commerciale

1) Progettazione

Individuiamo tutte le attività necessarie affinché lo spazio, così com’è oggi, raggiunga gli standard richiesti per uno spazio di coworking. Viene disegnata la funzionalità dello spazio e vengono tracciati nuovi processi. Si crea un concept e si individuano le risorse già disponibili e quelle, eventualmente, necessarie. Si definisono gli scopi e si delinea il potenziale economico della struttura con tutto ciò che occorre per il perseguimento di tali risultati.

Perché è necessario un progetto 

Per adeguare uno spazio che nasce per altri scopi agli standard che caratterizzano uno spazio di coworking. L’utente che cerca uno spazio di lavoro condiviso ha una precisa aspettativa e, pertanto, la promessa dietro alla denominazione di coworking va mantenuta.

Ecco perché avere dei format specifici (come corsi gratuiti, incontri con imprese e influencer di settore), offrire dei servizi agli utenti (come la connessione con persone e aziende), creare relazioni fra coworker e fra i manager della struttura e gli ospiti stessi, sono requisiti essenziali e che richiedono un investimento di tempo e impegno.

Tutto questo va creato e gestito, ma non solo: va adattato al contesto e ai feedback che si ricevono nel corso dell’attività. Ecco perché a seguito di un progetto di avviamento è necessaria una attività di consulenza strategica, o di vera e propria direzione strategica, che sappia adattare l’attività mano a mano e farla crescere fino ai risultati sperati. Questa è la fase di avviamento in senso stretto.

2) Avviamento

Viene messo in opera tutto quanto prescritto nella progettazione e quindi si svolgono tutte le attività propedeutiche o preliminari necessarie (per esempio, la suddivisione di una stanza in più uffici, la configurazione degli strumenti informativi oppure il disegno del logo del nuovo brand ecc.). Si inserisce lo spazio nel mercato dei coworking come nuovo operatore.

In questa fase COASTER dà specifiche indicazioni e segue passo passo le attività affinché siano aderenti al progetto. È auspicabile che, nel frattempo, si possa già dare il via all’attività commerciale, con le prime attività di promozione e prenotazione spazi.

A questa fase attengono anche tutte le attività di eventuale selezione, e affiancamento e formazione dello staff del committente.

La durata dell’avviamento viene stabilita sulla base del progetto insieme al committente. Al termine, lo spazio di coworking può ritenersi autonomo e ha gli strumenti e l’identità necessari per proseguire.

Coaster, però, può essere un utile consulente anche in un momento successivo, per dare una spinta ulteriore alla struttura, occupandosi della sua gestione commerciale.